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Reuniones presenciales y virtuales

¿Cómo dirigirse a una audiencia presencial y remota en forma simultánea?

Los humanos somos seres en constante evolución y debemos adaptarnos al cambio. La pandemia ha traído consigo grandes adversidades, pero también enseñanzas valiosas que han originado mecanismos de adaptación para proseguir con nuestras vidas de la mejor forma posible.

La educación en línea se ha convertido en un parteaguas con el uso de la videoconferencia, que si bien es cierto que ya era utilizada antes del confinamiento, sin duda incrementó su eficacia en esta etapa, permitiendo que centros educativos y de formación pudieran resolver el problema de la ausencia presencial.

Durante este año nos hemos visto en la necesidad de discernir si es conveniente llevar a cabo juntas virtuales o presenciales, pues los efectos mortales de la pandemia se han reducido significativamente. Al parecer en algunas empresas han optado por un modelo híbrido en el que se conjuguen simultáneamente la presencialidad y la virtualidad. Esto sin duda representa un reto para toda aquella persona que se encuentra en la sala de juntas y que tiene que dirigirse a ambos públicos. ¿Qué implicaciones tiene este nuevo escenario?

A continuación Josh Storie nos comparte una serie de tips para considerar el trabajo de futuras reuniones de trabajo en el que se combinen ambas modalidades.

  1. En la medida de lo posible y siempre que se pueda, optar por regular las reuniones en una misma modalidad. Por experiencia propia, siempre que se dirige una junta presencial en la que la mayor parte de la audiencia está presente en la sala en conjunto con algunos colaboradores conectados en línea, la mayor parte del tiempo éstos son ignorados, pues la dinámica de trabajo se centra en los que están presentes físicamente.
  2. En el caso de que una reunión se conjuguen ambas modalidades, es preciso que el expositor apunte su mirada a las cámaras de las personas que están conectadas en remoto. De esta forma se sentirán incluidas y por lo tanto estarán motivadas a participar.
  3. Cuando la reunión sea de suma importancia, se sugiere contar con un asistente para que autorregule la participación de los integrantes en línea, así como responder puntualmente a las preguntas que se generen a través del chat. Esto logrará que se sientan incluidos dentro de la conversación que se genere dentro de la sala de juntas erradicando en la medida de lo posible la pérdida de interés.
  4. Estudiar la logística de la reunión es muy importante, pues hay que tomar en consideración que algunas dinámicas en sala de juntas no pueden reproducirse con la misma agilidad que en un ambiente en línea. ¿Qué pasaría si de pronto surge alguna falla en la operación tecnológica? Por ello es fundamental establecer un plan B que soporte en forma adecuada cualquier circunstancia repentina.

Una recomendación de especial relevancia es ensayar la presentación varias veces para reflexionar la forma en que se atiende a ambas audiencias, anotando cuáles son las formas más apropiadas para hacer participar a cada uno de sus miembros, tomando en cuenta las limitantes que tiene el público que se encuentra conectado vía remota.

Estamos inmersos cada vez en una dualidad (virtual-presencial) que debemos manejar con suficiente inteligencia para obtener los mejores resultados. Cada vez que impartimos capacitación o dirigimos alguna reunión en la que se deben presentar información importante, se tiene que contemplar a estas audiencias, pues sus comportamientos son distintos.

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