capacitacion de personal

La capacitación de personal

La capacitación de personal es una labor que implica vocación y pasión por la formación, pues muchos de los indicadores de satisfacción de un curso o taller están determinados por la forma en cómo se imparte. Sin embargo, también es importante que el facilitador o instructor instrumenten procesos de organización para optimizar el trabajo dentro y fuera del aula.

La capacitación de personal requiere de muchas etapas para obtener resultados satisfactorios. La planeación es uno de los instrumentos más utilizados para dosificar el trabajo en el aula. Al contar con un documento en donde se establezcan los diferentes momentos de la sesión, así como sus tiempos, se obtendrán ciertos beneficios como el ajuste de la duración de cada actividad dependiendo del ritmo de avance que tengan los participantes en el curso. Cabe recordar que un mismo curso que es impartido de manera frecuente, no obtiene los mismos resultados pues las audiencias son distintas. A veces se dispone de la participación de la mayoría, pero en otras ocasiones el nivel de empatía no es el mismo. En este tipo de escenarios es donde el instructor o facilitador debe hacer gala de su experiencia y conocimiento para sacar la sesión avante.

¿Cuáles son los factores a considerar en el desarrollo de una sesión?

  • ¿Cuál es el orden de los tópicos a presentar?
  • ¿Cómo lograr que los participantes interactúen entre sí para conocerse?
  • ¿Cómo asegurarse que los participantes asimilen una la comprensión de los objetivos del curso?
  • Si existe una dinámica que debe realizarse en sesiones por separado, ¿cuánto tiempo se debe destinar a cada sesión?
  • ¿Todos los participantes deben involucrarse en cada una de las actividades o ejercicios?
  • ¿Cuál es el momento idóneo para fomentar la participación?
  • ¿Cuál es la estrategia para recapitular y realizar algún resumen?
  • ¿Cómo realizar el cierre del evento?

La planeación en el desarrollo de una sesión constituye un elemento vital cuando se pretende capacitar al personal, no obstante, existen factores de carácter logístico que también es importante atender, como lo es la disposición de las instalaciones y los materiales que requerirá el curso o taller.

  • Disposición del aula: La formación ideal es en herradura para permitir el desplazamiento del instructor por la parte interna, de tal suerte que el contacto visual con los participantes se establezca el mayor tiempo posible.
  • Respaldo de la información electrónica que se va a presentar: sean archivos de power point, videos, etc. No sólo basta con traer consigo la información en a computadora, siempre es útil contar con un respaldo en una unidad USB, e incluso, contar con un almacén en la nube
  • Información y materiales: ¿Qué es lo que los participantes necesitan saber antes de iniciar la sesión? ¿Quién proveerá de estos recursos y en qué momento se otorgarán
  • Suministros y accesorios del curso: Plumas o lápices, hojas o cuaderno para anotar, cartulinas, plumones, etc.  Asegurar que se cuenta con el material que se requiere para la sesión; así mismo, tener pensado un plan B en caso de que falle algún aparato, falle la energía eléctrica, etc.

Trabajar con personas no es nada fácil, pues los puntos la formación, educación y contexto son muy distintos entre los miembros de una audiencia. Sin embargo es importante determinar para llevar a buen término la capacitación del personal, una estrategia para guiar la sesión para cumplir con los objetivos establecidos en cada jornada.

Guía y control de la sesión

Teniendo la planificación hecha, será mucho más fácil mediar la sesión dentro del aula. Para tener un mejor control del desenvolvimiento de la sesión, se recomienda prepara las siguientes estrategias:

Establecer las reglas del juego antes iniciar la capacitación:

  • Definir los lineamientos que deben seguir los participantes durante el transcurso de la jornada de capacitación.
  • Procurar que prevalezca el clima del respeto a la diferencia de opiniones
  • Determinar cuáles serán los lineamientos que pueden estar sujeto a acuerdos entre todos los participantes

Dar a conocer los objetivos de la sesión:

  • Asegurarse de que todos comprendan los alcances del curso, así como los objetivos específicos de cada sesión

Romper el hielo:

  • Es importante que crear un clima de confianza; para ello es fundamental involucrar a todos los asistentes en una dinámica para romper el hielo; con ello se logrará establecer un inicio positivo para la primera jornada

Mantener el interés de la audiencia:

  • Aplicar los conocimientos sobre técnicas de facilitación, para cambiar el ritmo de la sesión, utilizando preguntas abiertas, dinámicas por equipos, actividades cooperativas, etc. Si se percibe que el nivel de concentración y atención empieza a descender, entonces es importante dar una pausa para un receso breve y después realizar un ejercicio de respiración y elasticidad para continuar.

Fomentar la participación:

  • Es necesario que el instructor se encuentre alerta para propiciar en todo momento la participación, si bien su rol es el de un guía, a veces es necesario contribuir con aportaciones valiosas para motivar al resto de la audiencia a que se anime a expresar su punto de vista

Finalmente, la capacitación de personal no cumpliría con los objetivos propuestos, si el instructor o facilitador no cuenta con la preparación suficiente para afrontar los problemas más comunes que acontecen en una aula, en donde la experiencia y el conocimiento lo pueden sacar adelante y así evitar confrontaciones innecesarias.

Casos en los que el instructor debe intervenir
La intervención se amerita sólo en los casos más difíciles como aquellos en los que existe un conflicto, molestia o desacuerdo percibido entre los participantes. Hay que tomar en consideración las necesidades de todos, para conducir la sesión hacia el cumplimento de los objetivos establecidos.

Para procurar que la sesión tome su cauce natural y fluya sin obstáculos, por lo que es necesario tomar en cuenta algunos puntos:

  • Estar atentos a cualquier conversación que se genere en grupos pequeños. Esto puede ocasionar ruido en el grupo y a la postre, pérdida de concentración en la consecución de los objetivos del curso. Cualquier intercambio de ideas que se geste en los alrededores es importante canalizarla hacia el interior del grupo
  • Se debe fomentar la participación sin que ésta consuma más allá del tiempo establecido. Por ello es importante seguir con rigor la planeación de tiempos destinados para la sesión.
  • Hay que estar atentos a las personas que no participan en la sesión. Se sugiere buscar estrategias para que puedan expresar sus puntos de vista.
  • Se recomienda medir la comunicación no verbal del grupo. Uno de los principales indicios de la falta de concentración y atención son los silencios prolongados a pesar de los intentos que realice el instructor para motivar a la audiencia a participar. En estos casos se sugiere romper la inercia que lleva la sesión y generar estrategias que propicien a los participantes a externar puntos de vista a través de la conformación de equipos de trabajo, mediante el desarrollo de alguna dinámica.

Como conclusión se puede afirmar que para realizar capacitación de personal es necesario contar no solamente con habilidades como facilitador o instructor, también es fundamental saber conducir una sesión y tener capacidad logística para llevar a cabo un evento de esta naturaleza.

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